Effectief vergaderen

Vergadertips, wat kun je doen om effectief te vergaderen.

Hieronder staan 10 tips die je helpen om beter te vergaderen. De tips zijn praktijk en daarmee meteen toe te passen.

 

1. Zorg dat het doel van een vergadering duidelijk is.

Als er geen specifiek doel is om te vergaderen is het zonde van de tijd!

2. Nodig alleen mensen uit die direct betrokken zijn bij de onderwerpen van een vergadering.

Vergaderen met de helft van de deelnemers is efficiënter en het gaat veel sneller!

 

3. Pas de frequentie van de vergadering aan het doel aan.

Waarom zou een vergadering elke week zijn? Vergader alleen als er onderwerpen zijn om over te vergaderen.

 

4. Haal het sociaal aspect uit de vergadering.

Als een vergadering ook een ontmoetingsmoment is: organiseer een (vrijdagmiddag)borrel of een gezamenlijke lunch om hieraan tegemoet te komen. Zonder het sociale aspect wordt er sneller en effectiever vergaderd.

 

5. Maak een agenda met een tijdsplanning en hou daaraan vast.

Stuur deelnemers vooraf een agenda met bespreekpunten en hoeveel tijd per onderwerp besteed mag worden. Op die manier kunnen deelnemers zich inhoudelijk voorbereiden.

 

6. Vergader niet te lang.

Doe geen marathonmeetings, maar las pauzes in als een vergadering lang duurt. De gemiddelde mens kan zich slechts 75 minuten concentreren tijdens een vergadering.

 

7. Begin en eindig op tijd.

Begin een vergadering altijd op tijd, ook als iemand laat is. Sluit de vergadering op tijd af.

8. Zorg voor een goede voorzitter.

Kies een strenge voorzitter die de agenda en de tijd bewaakt, die strak is op zijpaadjes en niet rust voordat bij elk bespreekpunt ook echt een besluit of actiepunt is geformuleerd mét een naam erachter.

 

9. Inbrengen is inleiden.

Degene die het agendapunt inbrengt, is vaak goed op de hoogte van het onderwerp. Door iedereen zijn eigen punt te laten introduceren, voorkom je dat de kenner het verhaal daarna alsnog moet doen.

 

10. Snelle notulen.

Stuur een beknopt overzicht van de besluiten, actiepunten en uitvoerders naar alle aanwezigen. Niet meer, niet minder. Doe dit maximaal een dag later.

 

Getagd op:    

Geef een reactie

WhatsApp Chat
Heb je een vraag? Stuur een bericht via WhatsApp...